時(shí)間是最公平的，分給每個(gè)人同樣的24小時(shí)，有些人能在固定的時(shí)間內(nèi)把工作完成得漂漂亮亮，有的人在大家全部下班后還要馬不停蹄地加班，究其原因，是因?yàn)槟切┬矢叩娜擞?0%的上班時(shí)間來做最重要的工作。  

如何提高腦力勞動(dòng)者工作效率？答案異常簡單，即避免次要的工作或?qū)⑵浞峙浣o他人，代之以增值性任務(wù)。研究發(fā)現(xiàn)，腦力勞動(dòng)者在不必要的任務(wù)上耗費(fèi)了大量時(shí)間，而這些任務(wù)幾乎不能帶來任何個(gè)人成就感，因?yàn)橥鶕Q作他人也能完全勝任。  

既然如此，人們?yōu)槭裁匆廊粯反瞬黄?？因?yàn)闇p輕自己的工作量，說比做容易。我們都有一種與生俱來的本能，放不下那些讓我們感覺忙碌并因而帶來成就感的工作。與此相對，我們的老板總在不斷努力用更少的人做更多的事，只要在我們能接受的范圍內(nèi)，他們會(huì)盡可能讓我們承擔(dān)更多責(zé)任。  

但我們相信，這可以改變。腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動(dòng)思考時(shí)間管理；找出對自己和組織最重要的工作；放下或創(chuàng)造性地外包剩下的工作。  

時(shí)間困境的原因  

對管理者而言，腦力勞動(dòng)者可不是省心的對象。他們的工作內(nèi)容不易觀察（因?yàn)楹芏喽及l(fā)生于頭腦中），工作質(zhì)量在考察上常帶有主觀性。管理者可能懷疑員工的時(shí)間分配效率低，但想診斷問題卻困難重重，更不要說提供解決方案了。  

即使那些最敬業(yè)、表現(xiàn)最突出的人也會(huì)將大量時(shí)間花在枯燥和毫無附加值的工作上，例如案頭工作和組織的跨部門管理（比如，會(huì)見其他部門的同事）。這些工作對腦力勞動(dòng)者而言，可產(chǎn)生的個(gè)人益處極少，對公司的價(jià)值也極低。  

任何進(jìn)步，即使只發(fā)生在細(xì)微環(huán)節(jié)上，都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺。雖然將開會(huì)視為浪費(fèi)時(shí)間的斥責(zé)之聲眾多，但這種方式卻為人們提供了彼此交流和合作的機(jī)會(huì)。  

組織也應(yīng)對這種不甚理想的工作效率負(fù)責(zé)。在過去十年間，削減開支成為主流。像其他人一樣，腦力勞動(dòng)者也不得不接手一些低價(jià)值的任務(wù)，例如安排出行等。這些任務(wù)會(huì)分散他們做正事的精力。雖然商業(yè)信心正在逐漸恢復(fù)，但很多公司對于招聘仍然畏首畏腳，尤其是行政性職位。  

不僅如此，諸多行業(yè)都面臨著復(fù)雜的監(jiān)管環(huán)境和更嚴(yán)厲的控制體系，這種傾向正愈演愈烈，導(dǎo)致公司出現(xiàn)一種“厭惡風(fēng)險(xiǎn)”的文化，擁有豐富經(jīng)驗(yàn)的員工不愿意將工作分配給欠缺經(jīng)驗(yàn)的員工。結(jié)果可想而知，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)人手不夠、技能欠佳，所以管理者的日程安排有如噩夢，各種要開的會(huì)議遠(yuǎn)超過應(yīng)參加的上限。  

優(yōu)化時(shí)間的5步流程  

1.識別低價(jià)值任務(wù)  

通過我們的自我評估工具，在你每天的工作中找出：（1）對你或公司不太重要的工作；（2）相對容易放棄、委派或外包的工作。腦力勞動(dòng)者至少有1/4的工作同時(shí)屬于以上兩種類型，所以你應(yīng)該努力在每周中找出十小時(shí)處理此類工作。  

2.處理低價(jià)值任務(wù)  

你可以將低價(jià)值任務(wù)歸成三類：速斃類（可以立即放手并且不會(huì)帶來負(fù)面效果的任務(wù)）；可卸載類（無需費(fèi)神就能下達(dá)給他人的任務(wù)）和需重新規(guī)劃類（需要進(jìn)行架構(gòu)重組或大變更的任務(wù)）。研究參與者發(fā)現(xiàn)，這個(gè)方法使他們不得不仔細(xì)反思自己對組織的真正貢獻(xiàn)。  

問自己當(dāng)初是不是應(yīng)該接手這個(gè)任務(wù)？能不能把它交給下屬？下屬能否勝任？這樣我能分辨出哪些工作對銀行或?qū)ξ叶跃哂袃r(jià)值，哪些工作我們壓根不應(yīng)該勞神。你應(yīng)該做的一個(gè)重大改變就是早早地拒絕低價(jià)值任務(wù)，從頭就不參與其中。  

3.卸下包袱  

將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好。你可能總在不斷擔(dān)心交出去的工作結(jié)果會(huì)怎樣，還可能總忘記“督促、鼓勵(lì)和跟蹤”。但將2%-20%的工作委派他人后，團(tuán)隊(duì)和個(gè)人成績也許不會(huì)有任何下滑。相反，團(tuán)隊(duì)成員的共同成長會(huì)讓你感到振奮，經(jīng)過磨合，你的團(tuán)隊(duì)會(huì)變得更加高效。這樣做的額外好處是級別較低的員工能獲得更多的參與機(jī)會(huì)。  

4.規(guī)劃省出的時(shí)間  

這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出。因此，接下來你需要找出能夠**程度優(yōu)化省出時(shí)間的方法。寫下兩到三件你應(yīng)做但未做的事，記到本子上，并評估你在時(shí)間利用上是否能更加高效。  

通過以上方法，你就可以提前下班，享受與家人的相聚時(shí)光了。這不僅讓你變得更快樂，而且可以提高第二天的工作效率。  

5.堅(jiān)持計(jì)劃  

雖然我們提出的計(jì)劃是一個(gè)完全自我指導(dǎo)的過程，但把它分享給你的老板、同事或?qū)熗瑯臃浅Ｖ匾?。你?yīng)該告訴他們你放棄了哪些任務(wù)和放棄的原因，另外最好隔幾周就與他們分享下你的收獲。如果不這么做，你很容易倒退到最初的狀態(tài)，重犯以前的壞習(xí)慣。

這個(gè)干預(yù)方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令，就可以在很大程度上提高腦力勞動(dòng)者的工作效率。當(dāng)然，這種改變并非易事。但所有參與者都認(rèn)為這種練習(xí)是一種有效的“強(qiáng)制機(jī)制”，幫助他們成為更更高效、更投入的管理者。  

你不需要對組織、工作流程或商業(yè)模式做出任何改變和改革，就能像他們一樣。你惟一要做的是提出正確的問題，并用行動(dòng)做出正確的回答。畢竟，作為一名腦力勞動(dòng)者，頭腦判斷力不正是你的強(qiáng)項(xiàng)嗎？

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